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Essere organizzati a lavoro

Conosci qualcuno nel tuo ufficio che sembra sempre organizzato e ha la vita in ordine? Qualcuno che è sempre puntuale, mantiene continuamente un aspetto professionale e ha costantemente un posto di lavoro pulito? Queste persone possono essere una razza rara, ma una cosa è certa: non sono nate in quel modo.


Organizzarsi al lavoro è un processo di apprendimento che include lo sviluppo di buone abitudini e impegno.


Se sei una delle tante persone che lottano con le capacità organizzative, ci sono molte risorse per imparare a migliorare questo talento. Abbiamo compilato un elenco di tecniche che puoi utilizzare per mettere in ordine la tua vita e mantenerla lì. Dai un'occhiata di seguito per conoscere il perché, il come e gli strumenti organizzativi per aiutarti lungo il percorso.


Organizzarsi al lavoro ha molti vantaggi: una migliore produttività, professionalità e soddisfazione sul lavoro sono pochi.


Perché è importante organizzarsi al lavoro?


Il concetto di organizzazione è molto più che mettere in ordine il tuo spazio di lavoro. Ti aiuta a mantenere la chiarezza nella tua mente e porta a svolgere più lavoro su base giornaliera. Qui ci sono solo alcuni vantaggi di organizzarsi.


Aumenta la produttività


Essere produttivi significa qualcosa di diverso praticamente per qualsiasi persona con cui parli all'interno di qualsiasi settore. Prima di poter riconoscere se sei produttivo o meno, devi definire cosa significa per te. Sia che ti faccia risparmiare tempo nella ricerca di cose o nell'elaborare più rapporti di analisi in un'ora, assicurati di comprendere la tua distinzione.


Organizzarsi al lavoro aumenterà la produttività.


Man mano che stai cercando di organizzarti, vedrai la tua produttività migliorare notevolmente. Sarai in grado di raggiungere gli obiettivi più facilmente e persino di produrre risultati più significativi. Questa è probabilmente la ricompensa più vantaggiosa di un ufficio organizzato e di una mente organizzata.


Meno disordine


Che tu sia disposto a crederci o no, il disordine è un killer silenzioso della produttività. Sebbene molte persone sostengano che funzioni per le menti creative, si potrebbe sostenere che i creativi che si concentrano anche sull'organizzazione potrebbero migliorare drasticamente la propria innovatività. Ma come per la produttività, il disordine significa qualcosa di diverso per tutti.


Allora, cosa significa per te? Mentre ci pensi, considera di rinnovare la tua definizione di disordine come qualsiasi cosa non necessaria ai tuoi sforzi che ostacola la tua capacità di raggiungere i tuoi obiettivi nel modo più efficace possibile. Fondamentalmente, se c'è qualcosa sulla tua scrivania, sul tuo computer o nella tua mente che non ti aiuta ad avere successo, pensa a rimuovere quella cosa dalla tua vita.


Sembra più professionale


Quando i tuoi genitori ti hanno insegnato a non preoccuparti mai di quello che pensano gli altri, ti hanno offerto buoni consigli con una piccola eccezione. Nel mondo professionale, ci sono modi adeguati per presentare te stesso, il tuo spazio di lavoro e la tua attività che ti porteranno a risultati più positivi. Ogni settore avrà una visione diversa di ciò che ciò comporta, ma sta a te imparare e diventare quella definizione.


Dal tuo aspetto fisico alla presentazione del tuo spazio di lavoro, fai tutto il possibile per sviluppare capacità organizzative che ti aiuteranno a sembrare più professionale.


Aiuta a evitare lo stress


A questo punto può sembrare un disco rotto, ma anche lo stress si presenta in modo diverso per ogni individuo. Qualcuno che sembra avere la vita più difficile di sempre potrebbe non provare ansia e non avere una sola preoccupazione per la mente. Mentre qualcuno che sembra aver capito tutto può avere il peso del mondo intero sulle spalle.


Se c'è una cosa che può ridurre lo stress e aiutarti a mantenere la concentrazione, è organizzare la tua vita in modo da stabilire le priorità e un sistema adeguato per le attività della tua giornata. Da un ufficio organizzato a un elenco completo di cose da fare, puoi alleviare le tue preoccupazioni e stare certo che stai facendo i passi necessari per realizzare ogni aspetto della vita.


Come iniziare a organizzarsi al lavoro


Non sai da dove iniziare questo processo apparentemente intimidatorio? Anche se all'inizio il compito può sembrare scoraggiante, ci sono alcuni semplici suggerimenti per l'organizzazione per farti seguire il percorso corretto. Ecco cinque cose che puoi fare per iniziare a muoverti nella giusta direzione.


1. Inizia rimuovendo la posta indesiderata


Abbiamo tutti sentito la frase "la spazzatura di un uomo è il tesoro di un altro uomo". In questo caso, assicurati che la tua "spazzatura" ti aiuti a raggiungere i tuoi obiettivi giornalieri, settimanali e mensili. Ora, non stiamo ancora parlando di scartoffie avanzate o della tua pila di cose da fare.


Quando diciamo spazzatura, stiamo letteralmente parlando delle tre tazze di polistirolo da 44 once all'angolo della scrivania, degli involucri di caramelle che si accumulano sotto lo schermo del computer e del bidone della spazzatura che avresti dovuto scaricare tre giorni fa. Questi tipi di elementi non servono alla tua produttività e dovrebbero essere rimossi immediatamente dal tuo spazio di lavoro per vedere immediatamente la differenza.


2. Riduci a icona Spazio sulla scrivania


Ora che la spazzatura è sparita, parliamo di tutto il resto sulla tua scrivania. È stato a lungo detto che geni come Albert Einstein, Mark Twain e Steve Jobs avevano scrivanie disordinate e apparentemente disorganizzate in ogni momento. Sebbene questo sistema possa aver funzionato per loro, non tutte le persone sono in grado di funzionare in questo modo.


Prenditi un po 'di tempo una volta alla settimana, o anche una volta al mese, per esaminare tutto nel tuo spazio di lavoro sia sulla scrivania che all'interno dei cassetti e degli armadietti. Sbarazzati di tutto ciò che non ti serve per svolgere il tuo lavoro. Anche se una o due foto di famiglia incorniciate vanno bene, dovresti evitare giocattoli, pile di scartoffie insignificanti e il tuo pranzo o altri alimenti.


3. Avere un posto designato per tutto


Seguendo i passaggi che hai eseguito sopra, assicurati di avere un punto fisso in cui tenere ogni strumento di appartenenza o di lavoro sulla tua scrivania. In questo modo sai esattamente dove si trova quando ne hai bisogno e sai esattamente dove metterlo una volta che hai finito.


Senza un posto designato per ogni oggetto, diventa facile metterlo da parte semplicemente sulla scrivania. E mentre tiri continuamente più cose dai cassetti e le lasci sulla scrivania, puoi vedere dove porterebbe. Sostieni la mentalità di toccare qualcosa solo una volta quando ne hai bisogno mettendolo via immediatamente dopo l'uso.


4. Mantieni i tuoi dati e file digitali


Se ritieni che le capacità organizzative non siano il tuo forte, lascia che la tecnologia ti aiuti. Il mondo si allontana continuamente dalla necessità di stampare e conservare documenti cartacei. Sebbene alcuni settori e reparti richiedano ancora backup cartacei, fai tutto il possibile per mantenere il tuo lavoro archiviato digitalmente sul tuo computer.


Sulla stessa linea, evita di aggiungere oggetti alla tua scrivania che possono essere utilizzati sul tuo computer. Un perfetto esempio è un calendario. Anche se potresti avere un grande calendario cartaceo da impostare sulla tua scrivania che occupa spazio, usa un'app di calendario digitale a cui puoi accedere sia dal tuo computer che dal tuo telefono per tenere il passo con tutto il tuo elenco per la giornata.


5. Stabilire buone abitudini


Tutti questi passaggi non significano nulla se non sei in grado di mantenere il lavoro che hai svolto per organizzarti. Lo sviluppo di abitudini richiede tempo e pratica, quindi è importante essere pazienti con te stesso. Ma allo stesso tempo, continua a seguire i passaggi per rendere questi schemi parte della tua routine come:


Definire le proprie intenzioni e renderle misurabili

Iniziando in piccolo

Trovare qualcuno che ti tenga responsabile

Darsi una pacca sulla spalla quando hai successo

Strumenti organizzativi

Simile all'idea dell'app di calendario menzionata sopra, Internet è pieno di software progettato in modo univoco per aiutarti a creare e mantenere l'ordine nella tua vita personale e lavorativa. Questi programmi rendono molto più semplice quando impari a organizzarti. I quattro strumenti organizzativi di seguito sono ottime opzioni per iniziare.


Piano Toggl per la gestione del progetto


Le persone interessate a organizzarsi prospereranno con il software di gestione dei progetti di Toggl Plan. Il programma include funzionalità che vanno dalle sue timeline visive e liste di controllo a roadmap del progetto e numerose integrazioni di app. L'interfaccia drag-and-drop lo rende intuitivo e facile da usare per qualsiasi progetto, attività o altri piani su cui stai lavorando.


Google Drive per l'archiviazione dei documenti


Lo sfondo del tuo desktop è soffocato dagli innumerevoli documenti e progetti che hai salvato per cercare di trovarlo in un secondo momento? Trova un modo più semplice per archiviare i tuoi file digitali con il programma di archiviazione documenti di Google noto come Drive. Con 15 GB di spazio di archiviazione gratuito, batte facilmente la concorrenza di software come DropBox, che offre solo 2 GB.


Slack per la comunicazione


Sei stanco delle conversazioni email apparentemente infinite che riempiono la tua casella di posta? Slack ha ridefinito la comunicazione per le aziende con il suo software innovativo che rende la collaborazione in team un gioco da ragazzi. Organizza discussioni di gruppo, chat private e organizza anche conversazioni di team specifiche per tenere tutti aggiornati sui progetti che stanno facendo insieme.


Evernote per l'organizzazione di informazioni e note


Sei incline a grandi quantità di note adesive che circondano lo schermo del tuo computer e l'area della scrivania? Un sistema migliore (e meno ingombrante) sarebbe quello di aggiungere Evernote alla tua cintura degli strumenti. L'app per prendere appunti offre un modo rapido per annotare pensieri, idee o elementi da incorporare in un secondo momento nella tua lista di cose da fare.


Altri suggerimenti per l'organizzazione dell'ufficio


Sebbene queste tattiche e strumenti offrano alcuni modi per iniziare il percorso verso una vita lavorativa organizzata, ci sono molte altre cose che puoi fare per aumentare la tua produttività e avere più successo.


Una volta che hai avuto la possibilità di provare questi suggerimenti per l'organizzazione sopra, assicurati di controllare il nostro blog per apprendere ulteriori strategie e tecniche che puoi utilizzare. Copriamo tutto, dalla leadership e gestione al software utile e alle migliori pratiche aziendali.

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